Mặc dù có mặt ở Việt Nam khá lâu, tuy nhiên dịch vụ văn phòng ảo lại chưa được biết đến rộng rãi. Khác với văn phòng truyền thống, văn phòng ảo tuy có địa chỉ nhưng lại không có chỗ ngồi thực tế. Vậy để hiểu rõ hơn hãy đọc qua những điều cần biết về văn phòng ảo sau đây.

Văn phòng ảo có mặt tại Việt Nam hơn 14 năm

Văn phòng ảo đã xuất hiện trên thế giới với thời gian rất lâu rồi, dịch vụ này cũng gia nhập vào Việt Nam từ năm 2006. Đây là lúc mà nền kinh tế bắt đầu khủng hoảng, các doanh nghiệp phải tiết kiệm chi phí.

Hiện dịch vụ văn phòng ảo đã tồn tại ở Việt Nam thường xuyên và đạt được nhiều thành tựu nhất định– chúng mang nhiều lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dịch vụ này hiện tại đang tồn tại  và phát triển rất mạnh ở 3 thành phố lớn đó là Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Hà Nội.

Là văn phòng 0m2

Sử dụng dịch vụ này thực chất là khách hàng sử dụng địa chỉ ĐKKD, làm văn phòng giao dịch, văn phòng đại diện nhưng hoàn toàn không có một chỗ ngồi nào trong hạ tầng của địa chỉ đó. Vì vậy nó được xem như là sử dụng văn phòng với diện tích rất nhỏ hay được gọi là văn phòng 0m2.

Văn phòng ảo có địa chỉ thực tế nhưng diện tích là 0m2

Nhiều cá nhân, doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa 2 khái niệm văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ. văn phòng là cho thuê địa chỉ ĐKKD, văn phòng giao dịch còn văn phòng chia sẻ là cho thuê một chỗ ngồi cố định tại địa chỉ đó.

Không phải là văn phòng điện tử

Nhiều người thường lầm tưởng văn phòng là văn phòng điện tử, có máy chủ kết nối với các máy con để mọi người có thể liên kết với nhau để làm việc. Nhưng hoàn toàn không phải, văn phòng ảo ngoài thực tế là một nơi để doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, gặp gỡ giao dịch với khách hàng, đối tác, hoàn toàn không có máy chủ, máy con nào ở đây cả.

Là loại hình văn phòng hoàn toàn hợp pháp

Văn phòng ảo hiện chưa có trong luật doanh nghiệp nhưng nhà nước không cấm sự tồn tại của loại hình văn phòng này, bởi chúng xuất hiện là xu hướng tất nhiên trong xã hội phát triển. Điều này có nghĩa sự tồn tại của loại hình văn phòng này là hoàn toàn hợp pháp.

Doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo được nhà nước cấp phép

Cho thuê văn phòng ảo cũng là loại hình kinh doanh được nhà nước cấp phép hoạt động. Vì vậy, các doanh nghiệp đăng ký loại hình dịch vụ này cần giấy phép của cơ quan nhà nước.

Doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để ĐKKD là hoàn toàn hợp pháp

Nhà nước không cấm việc sử dụng văn phòng ảo, cũng như chưa có các quy định liên quan. Vì vậy các doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh là hoàn toàn hợp pháp, được cấp phép hoạt động như một doanh nghiệp bình thường.

Văn phòng ảo là giải pháp dành cho doanh nghiệp mới, doanh nghiệp startup

Chi phí thuê văn phòng ảo hiện nay rất thấp, có thể tiết kiệm đến “90% chi phí” chỉ với “15 phút thiết lập một văn phòng”. Đây là phương án tiết kiệm nhất và giúp những người trẻ khởi nghiệp không rủi ro.

Văn phòng ảo phù hợp với startup tiết kiệm chi phí

Phương án này hoàn toàn phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt chúng là bước đệm hoàn hảo cho doanh nghiệp đang có nhu cầu khởi nghiệp ít vốn, đang vật lộn trong việc tìm một địa chỉ tại trung tâm để ĐKKD, văn phòng đại diện,…

Văn phòng ảo – phong cách làm việc mới mẻ

Dùng văn phòng ảo – bạn không cần phải đến công ty làm việc, được làm việc ở mọi nơi, chỉ lên phòng khi cần thiết . Đây là phong cách làm việc mới, năng động là xu hướng hoạt động của doanh nghiệp trẻ trong tương lai.

Doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng văn phòng ảo

Văn phòng ảo không giới hạn người dùng, miễn là công ty hoạt động có mục đích hợp pháp. Doanh nghiệp lớn sử dụng văn phòng ảo để mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp nhỏ sử dụng chúng để ĐKKD. Doanh nghiệp khởi nghiệp thì sử dụng văn phòng ảo như một bước đệm để phát triển trong tương lai.

Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều văn phòng ảo

Mỗi văn phòng ảo có thể là nơi đăng ký kinh doanh, là nơi đặt văn phòng đại diện, là chi nhánh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà một doanh nghiệp sử dụng nhiều văn phòng ảo là chuyện hoàn toàn bình thường. Và cũng là tạo cơ hội cho chính bản thân doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng một cách dễ dàng hơn.

>>>Xem thêm: “CƠ HỘI VÀNG” TỪ HÀNH LANG KINH TẾ ĐÔNG-TÂY

Số lượng khách hàng có nhu cầu sử dụng văn phòng ảo tăng từng ngày

Điều này do nhiều yếu tố tác động như: phong trào khởi nghiệp diễn ra mạnh mẽ, lạm phát, chi phí thuê văn phòng cố định ngày một cao,.. nên số lượng khách hàng sử dụng văn phòng ảo tăng từng ngày nhằm tiết kiệm bớt chi phí.

Nhu cầu sử dụng văn phòng ảo ngày càng tăng

Hầu hết những doanh nghiệp cung cấp văn phòng ảo tại TP.HCM, Hà Nội cũng đã mở thêm chi nhánh. Điều này nhằm cung cấp thêm nhiều sự lựa chọn do nhu cầu của khách hàng ngày một tăng cao.

Nếu không biết cách bạn sẽ không khai thác hết lợi ích thiết thực của văn phòng ảo

Văn phòng ảo không đơn thuần chỉ là nơi ĐKKD mà là nơi giao dịch, ký hợp đồng, hội họp, nơi nhận thư từ bưu phẩm. Để khai thác hết lợi ích của chúng bạn cần phải trải nghiệm và khai thác.

Trên đây là những điều bạn cần biết khi tìm hiểu về văn phòng ảo. Còn có nhiều vấn đề liên quan đến dịch vụ này mà bạn có thể tham khảo thêm tại Office168 – một trong những doanh nghiệp Việt Nam hàng đầu tại khu vực chuyên cung cấp các dịch vụ: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, cho thuê văn phòng…