Mặc dù nguồn cung văn phòng cho thuê không ngừng tăng mạnh cộng thêm mức giá thuê đang giảm xuống do khó khăn chung của thị trường bất động sản, tuy nhiên, dịch vụ văn phòng ảo vẫn không hết “nóng”, thậm chí dịch vụ này còn đang được cho là xu hướng ưa thích của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Nhiều ưu điểm

Trong bối cảnh kinh tế vẫn tiếp tục khó khăn, việc cắt giảm chi phí đang trở thành một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu và cũng là một áp lực rất lớn cho hầu hết các doanh nghiệp. Khi đó, việc chỉ phải bỏ ra chi phí khá rẻ nhưng lại có được những lễ tân giỏi ngoại ngữ, hệ thống phòng họp tiện nghi, phòng tiếp khách lịch hiện đại, phòng giám đốc lịch sự, … đã và đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của các ông chủ doanh nghiệp.

Theo số liệu trong các báo cáo nghiên cứu của Savills Vietnam, tại Hà Nội, đối với những tòa nhà văn phòng hút khách ở trong các khu trung tâm của thành phố, cơ hội để các doanh nghiệp “mặc cả” để được giảm giá là rất khó do các chủ đầu tư thường khá “chảnh” trong việc giữ giá chào thuê.
Ngược lại, những văn phòng mới mở và khu hạng C khách thuê có nhiều cơ hội được đàm phán hơn. Đơn cử như khu văn phòng hạng C tại đường Nguyễn Phong Sắc kéo dài, mặt đường Duy Tân có giá thuê dao động quanh mức từ 12-19 USD/m2. Tuy nhiên, theo ý kiến của nhiều đơn vị đã thuê tại đây, nếu khéo léo trong đàm phán, giá thuê có thể giảm xuống từ 1-2 USD/m2, cá biệt có những trường hợp được giảm tới gần 4 USD/m2 do có nhu cầu thuê dài hạn và nhiều diện tích.

Tại thị trường TP. HCM, dịch vụ văn phòng ảo đang thể hiện được những ưu thế khác biệt của mình để dần chiếm lĩnh thị trường và được cho là nổi trội hơn cả trong cả nước.

Theo tính toán của Savills Việt Nam, hiện giá thuê văn phòng hạng A tại TP. HCM tính đến hết quý III/2013 dao động trong khoảng từ 50 – 60 USD/m2/tháng. Như vậy, nếu một doanh nghiệp định thuê một văn phòng có diện tích khoảng 300 m2 thì đơn vị đó phải trả chi phí lên tới 18.000 USD/tháng.

Trong khi đó, với diện tích tương tự là 300 m2, dịch vụ văn phòng ảo sẽ phục vụ được hơn 300 khách hàng với chi phí cạnh tranh. Lấy ví dụ từ Office168- một đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tại TP.HCM. Hai dịch vụ tiêu biểu ở đây, giá văn phòng chia sẻ (Virtual office) với mức chi phí chỉ khoảng chưa đến 300.000 VNĐ/tháng.

Tòa nhà cho thuê của Office168

Dịch vụ thứ hai là văn phòng dành những khách hàng cần một chỗ ngồi làm việc đầy đủ tiện nghi như thiết bị văn phòng, phòng họp chung, điện thoại viên, hệ thống thiết bị thông tin hiện đại…. Hơn nữa, điện ở các dịch vụ văn phòng ảo cũng làm việc bảo đảm 24h/7, ADSL mạnh, máy điều hòa, nước uống (trà, cà phê, nước lọc), bàn ghế làm việc hiện đại. Doanh nghiệp còn có thể sử dụng các thiết bị văn phòng chung như máy fax, máy photocopy, máy scan.

Giá thuê văn phòng đã có xu hướng giảm

Mô hình văn phòng ảo xuất hiện trên thế giới đã hơn 20 năm, nhưng ở Việt Nam, nó mới chỉ chính thức được biết đến từ năm 2006. Song dù ở đâu và vào thời điểm nào, để đầu tư kinh doanh mô hình văn phòng ảo, những yếu tố chính luôn là vị thế văn phòng, công nghệ và đội ngũ nhân viên.

Theo nhận định của ông Trần Như Trung, Phó giám đốc Savills Việt Nam, yếu tố tiên quyết màn lại thành công cho văn phòng ảo chính là vị trí. Bởi lẽ, vị trí thuê văn phòng sẽ ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh của cả bên thuê và cho thuê; đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa với tiềm lực tài chính có hạn.

Bà Đinh Thị Băng Châu, Giám đốc sản phẩn Klingspor PTE LTD (Đức), đơn vị thường xuyên sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, cho biết, các đơn vị sở hữu dịch vụ này phải có những vị trí ở khu vực trung tâm để cho thuê. Vì các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có khả năng thuê tại những vị trí này mới tìm đến mình.

Ngoài ra, việc đầu tư công nghệ thông tin như phòng họp truyền hình (hỗ trợ trong các cuộc họp quốc tế), hệ thống máy fax, điện thoại… cũng rất cần thiết. Bởi khi đến văn phòng ảo, khách hàng chỉ việc mang theo máy tính xách tay, còn lại mọi thứ đã được công ty chuẩn bị sẵn. Đội ngũ nhân viên cũng là yếu tố đóng góp cho thành công của doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo. Các nhân viên sẽ được phân chia vào các bộ phận: lễ tân, nhận fax, email… của từng khách hàng khác nhau. Ngoài ra, văn phòng ảo còn có bộ phận kế toán báo cáo thuế, bộ phận kỹ thuật phục vụ các yêu cầu kỹ thuật công nghệ.

Văn phòng ảo còn làm tăng hình ảnh doanh nghiệp với khách hàng

Thời gian gần đây giá thuê văn phòng đã có xu hướng giảm xuống do tình hình khó khăn chung của thị trường, nhưng không vì thế mà văn phòng ảo kém sức hút. Tuy nhiên, đi liền với dịch vụ, một số vấn đề pháp lý nảy sinh liên quan đến văn phòng ảo cũng khiến nhiều doanh nghiệp kinh doanh loại hình này khá bức xúc. Bởi lẽ, theo như đại diện các công ty kinh doanh loại hình dịch vụ này cho biết thì hiện tại vẫn chưa có một thông tư, nghị định nào cấm kinh doanh văn phòng ảo. Điều này đồng nghĩa với việc loại hình dịch vụ này được hoạt động bình thường.

Thế nhưng, các cơ quan chức năng có liên quan lại không đưa ra khung pháp lý cụ thể hoặc những thông tư hướng dẫn chi tiết để hỗ trợ kinh doanh cho loại hình này. Do đó, trong quá trình kinh doanh, rất dễ xảy ra những tranh chấp pháp lý gây khó khăn cho sự phát triển của loại hình dịch vụ nhiều ưu việt này. Hy vọng rằng, trong tương lai gần các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan sẽ sớm có những văn bản pháp lý chi tiết về loại hình kinh doanh này để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển kinh doanh trong điều kiện tiềm lực tài chính hạn hẹp.