Tìm văn phòng ảo giá rẻ nhưng vẫn nằm tại trung tâm thành phố hoặc những khu vực thuận tiện đi lại. Vì sao phải tìm văn phòng ảo giá rẻ để thuê là một trong những câu hỏi khiến rất nhiều nhà khởi nghiệp phải suy nghĩ.

Vì sao gọi là văn phòng ảo?

Chắc hẳn với nhiều người vẫn còn chưa biết về khái niệm văn phòng ảo ( Virtual Office) và còn nhiều băn khoăn về nó có được pháp luật cho phép hay không. Thật ra, văn phòng ảo đã được hình thành và phát triển từ rất lâu trên thế giới nhưng chỉ mới phát triển mấy năm gần đây tại Việt Nam, tập trung tại các thành phố lớn.

Văn phòng ảo là một loại hình cho thuê văn phòng thường được gọi với cái tên văn phòng “0m2” dùng để làm văn phòng đại diện – giao dịch hay một địa chỉ kinh doanh mà trong đó mọi thông tin và giao dịch đều chuyển hướng về văn phòng thực tế. Virtual Office thường được các doanh nghiệp mới bắt đầu được gọi là Start Up lựa chọn và sử dụng hàng đầu vì không có đủ tiềm lực tài chính để thuê các trụ sở lớn ở các trung tâm thành phố. Nhưng mọi hoạt động không hề “ảo” như tên gọi mà hoàn toàn có lợi và thực tế.

Văn phòng ảo còn là nơi để các doanh nghiệp sử dụng làm địa chỉ đăng ký giấy phép kinh doanh và gặp gỡ khách hàng. Các văn phòng ảo cơ bản thường không có không gian làm việc riêng, nhưng đối với các gói dịch vụ cao cấp hoặc tuỳ loại nơi cho thuê thì sẽ có có thể sử dụng thêm chức năng như phòng họp hoặc bàn làm việc chung..

Vì sao các Start Up nên thuê văn phòng ảo giá rẻ?

 Phần lớn các doanh nghiệp mới thành lập, vừa và nhỏ thường không có nhiều nhân viên, họ chọn cách làm việc ở các quán cafe, tại nhà, hoặc làm việc từ xa. Việc lựa chọn văn phòng ảo là một gỉai pháp vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa có thể tiện lợi trong việc tiếp khách với khách hàng.

Với các doanh nghiệp start up, một văn phòng cao cấp, sang trọng toạ lạc tại những vị trí đắc địa trên thành phố không khác gì là một niềm mơ ước, nhưng đó lại là một sự hoang phí khi doanh nghiệp chưa đủ điều kiện. Vì thế, văn phòng ảo là một lựa chọn vô cùng thích hợp.

 Ngoài việc tiết kiệm chi phí, việc thuê văn phòng ảo còn giúp doanh nghiệp Start Up không cần phải chuẩn bị một số vốn lớn và lâu dài để mua sắm các trang thiết bị văn phòng phẩm và chi trả cho việc thuê mặt bằng. Với mức giá thuê phù hợp từ 300 đến 2 triệu cho một tháng là hoàn toàn phù hợp với từng nhu cầu của doanh nghiệp, văn phòng ảo luôn sẵn sàng đáp ứng được những tiêu chuẩn cả về chất lượng và dịch vụ hiện đại nhất.

Các tiện ích khi thuê văn phòng ảo

Khi doanh nghiệp đăng kí văn phòng ảo sẽ được có thêm 1 địa chỉ tại trung tâm hoặc vị trí thuận tiện và chuyên nghiệp với đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện năng động và nhiệt tình.

Văn phòng ảo cũng có thể là nơi nhận bưu thư, bưu phẩm, tiếp khách và xử lý các công việc trong phạm vi cho phép khi doanh nghiệp vắng mặt. Là nơi miễn phí truy cập internet tốc độ cao, được trang bị bình nước nóng/lạnh và điều hoà trong giờ làm việc.

Vậy văn phòng ảo có được pháp luật Việt Nam công nhận?

Theo một khách hàng chia sẻ “Khi mới thành lập doanh nghiệp, tôi đã thấy dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thì cũng đã rất hoang mang về tính pháp luật, pháp lý của dịch vụ này. Có chút lo ngại vì không sao hiểu hết về đặc thù của loại hình Virtual Office này. Nhưng sau đó tôi đã kịp nắm bắt về tính pháp luật của văn phòng ảo này như sau: 

• Theo các chuyên gia tư vấn về mặt luật pháp, hiện việc thuê và cho thuê văn phòng ảo không vi phạm pháp luật Việt Nam.
• Doanh nghiệp là tổ chức có kinh tế riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, tài sản được đăng kí nhằm mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh.
• Trụ sở giao dịch nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định, bao gồm số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố và được thông báo với cơ quan đăng kí kinh doanh” là phù hợp.